El Ministerio del Trabajo reforma las normas sobre control de obligaciones laborales e inspección

Mediante el Acuerdo Ministerial MDT-2025-053, el Ministerio del Trabajo introdujo reformas clave al régimen de control de obligaciones patronales y a los procedimientos de inspección establecidos previamente en el Acuerdo MDT-2023-140.

Las modificaciones fortalecen los mecanismos de registro y validación documental, e imponen nuevos plazos y responsabilidades para empleadores de todos los sectores.

Reforma sobre el control de obligaciones laborales e inspección

Principales Reformas

1. Registro de trabajadores y conservación documental

• Se amplía a 30 días el plazo para registrar a cada trabajador desde su incorporación, a través de la plataforma habilitada por el Ministerio.

• Todos los documentos laborales cargados, reportados o aprobados deberán ser conservados por el empleador, tanto en formato físico como digital.

• Es obligatoria la entrega de los documentos laborales (contratos, actas, roles, etc.) en original o copia certificada a trabajadores y ex trabajadores.

• Cada documento registrado generará un código HASH, que garantizará su autenticidad digital.

2. Empleadores del servicio doméstico y calificación artesanal

• Se exige a los empleadores del servicio doméstico registrar los pagos de décimos, mantener formularios impresos con firma y acatar los plazos establecidos.

• Los empleadores con calificación artesanal que cuenten con personal administrativo también deberán cumplir estas obligaciones. Se exceptúa a operarios y aprendices.

3. Registro de actas de finiquito

• El plazo máximo para registrar un finiquito tras la terminación de la relación laboral se reduce a 15 días.

• El registro deberá incluir el acta firmada por ambas partes y el comprobante de pago, generando su respectivo código HASH.

• Toda la documentación deberá ser custodiada por el empleador.

4. Pasos para la Legalización del Acta de Finiquito y Pago por Consignación

a. Generación del acta de finiquito: El empleador deberá ingresar al sistema informático designado por el Ministerio del Trabajo y generar el acta de finiquito correspondiente.

b. Aceptación de responsabilidad: Durante el proceso de registro, el empleador deberá declarar de forma virtual que toda la información cargada es verídica y que asume plena responsabilidad sobre su contenido.

c. Selección de la opción de consignación: Si el extrabajador no comparece o no acepta la liquidación, el empleador debe seleccionar la opción de pago por consignación dentro del sistema.

d. Carga de documentación de respaldo: Se deberán adjuntar los siguientes documentos como prueba del cumplimiento de obligaciones laborales:

• Roles de pago de los últimos tres meses.

• Documentos que justifiquen descuentos, en caso de haberlos.

e. Revisión por parte del Inspector de Trabajo: El inspector designado evaluará el acta de finiquito junto con la documentación cargada. Si se constata el cumplimiento de requisitos, habilitará la orden de pago.

f. Realización del pago: El empleador ejecutará el pago a través de los medios autorizados por el Ministerio del Trabajo.

g. Carga final de documentos firmados: Una vez efectuado el pago, el empleador debe subir al sistema:

• El comprobante de pago.

• El acta de finiquito firmada por el empleador.

h. Cierre del proceso de legalización Con la carga completa de los documentos anteriores, se dará por concluido el proceso de legalización del finiquito

5. Reglamentos internos de trabajo

• Una vez aprobado, el reglamento interno deberá ser descargado en un plazo no prorrogable de 15 días, ya que el sistema lo eliminará posteriormente.

• El Ministerio podrá realizar verificaciones aleatorias sobre su implementación.

6. Disposición transitoria importante

• Los empleadores tendrán hasta 12 meses para descargar los documentos laborales previamente registrados en el SUT.

• Una vez vencido este plazo, la responsabilidad total de conservación recaerá sobre el empleador, sin respaldo digital por parte del Ministerio.

Recomendaciones Legales

• Actualizar procesos de archivo y entrega documental.

• Revisar registros pendientes en plataformas del Ministerio del Trabajo.

• Capacitar al personal de RR.HH. sobre la generación y uso del código HASH.

• Para sectores doméstico y artesanal: asegurar cumplimiento diferenciado según el tipo de trabajador.