Obligaciones empresariales que vencen hasta el 31 de marzo en Ecuador

El primer trimestre del año concentra obligaciones laborales y societarias relevantes para las empresas ecuatorianas, cuyo plazo máximo de cumplimiento vence el 31 de marzo del año en curso. Atenderlas oportunamente es clave para evitar sanciones, observaciones administrativas y contingencias legales que puedan afectar la operación y la gobernanza corporativa.

A continuación, se detallan las principales obligaciones que deben considerarse:

1.Obligaciones laborales

Registro anual de accidentes de trabajo calificados (SUT – IESS)

Los empleadores están obligados a realizar anualmente el Registro de Accidentes de Trabajo Calificados a través del Sistema Único de Trabajo (SUT), módulo habilitado por el Ministerio del Trabajo.

Este registro tiene carácter meramente informativo y comprende únicamente aquellos accidentes que ya han sido calificados como laborales por la entidad de seguridad social correspondiente. El empleador no califica el accidente, sino que procede a su registro en la plataforma.

La calificación del accidente corresponde exclusivamente al:

a. Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS),

b. ISSFA, o

c. ISSPOL,

según el régimen aplicable al trabajador.

Plazo de cumplimiento: del 1 al 31 de enero de cada año, respecto del período anual anterior.

Riesgos por incumplimiento: Observaciones en inspecciones del Ministerio del Trabajo, hallazgos en auditorías de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) y potenciales sanciones administrativas.

2.Obligaciones societarias

a. Reporte de socios o accionistas extranjeros ante la SCVS

Las compañías ecuatorianas que hayan contado, en cualquier momento del ejercicio fiscal anterior, con sociedades extranjeras como socias o accionistas, deben presentar el reporte anual correspondiente ante la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, conforme a lo dispuesto en la Ley de Compañías.

Plazo máximo: 28 de febrero de cada año.

Información requerida:

• Certificado de existencia legal de la sociedad extranjera, debidamente apostillado o autenticado.

  
  

• Nómina completa de socios, accionistas o miembros, o declaración juramentada cuando la sociedad cotice en bolsa.

  
  

• Identificación de apoderados y estado de cumplimiento normativo.

Cuando la información no haya variado respecto del año anterior, la obligación puede cumplirse mediante declaración juramentada del representante legal.

El incumplimiento reiterado puede generar restricciones en el ejercicio de derechos societarios y la adopción de medidas de control por parte de la autoridad.

b. Celebración de la Junta o Asamblea General Ordinaria

De conformidad con el artículo 234 de la Ley de Compañías, las compañías deben celebrar su junta o asamblea general ordinaria dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio económico, es decir, hasta el 31 de marzo del año en curso.

Plazo máximo: 31 de marzo.

En esta sesión se deberán conocer y resolver, entre otros, los asuntos previstos en el artículo 231 numerales 2, 3 y 4, tales como:

• Conocer y aprobar los estados financieros, cuentas e informes de administradores, comisarios y auditores externos (cuando corresponda).

  
  

• Fijar la retribución de los administradores y órganos de fiscalización, si no estuviere determinada en los estatutos.

  
  

• Resolver sobre la distribución de utilidades, dividendos y actos relativos a activos esenciales.

Asimismo, la junta o asamblea general ordinaria podrá conocer otros asuntos incluidos en el orden del día y deliberar sobre la suspensión o remoción de administradores, aun cuando este punto no conste expresamente en la convocatoria, conforme a la normativa vigente.

Las obligaciones que vencen hasta el 31 de marzo requieren una planificación anticipada, revisión documental y coordinación legal-contable adecuada, a fin de garantizar el cumplimiento normativo y la correcta toma de decisiones societarias.